Inventory sampling has proven in practice to be a reliable method that minimizes the effort and costs associated with warehouse inventory. Today, warehouse management systems often include both regular stock items and so-called consignment items.
Consignment items refer to inventory that a supplier (consignor) provides to a customer’s warehouse (consignee) for storage and later use. The withdrawal of these items is usually invoiced monthly, based on a retrospective usage report. This arrangement provides various advantages for both parties: reduced workload in purchasing and order processing, immediate availability of materials, and lower order volume and capital commitment. Shipping and invoicing are also simplified.
Typically, consignment items are stored together with regular company-owned stock within a single warehouse and managed under the same inventory system. These items are often tracked using the same item number and are only distinguished by a separate accounting indicator.
From a financial accounting perspective, especially in line with International Accounting Standards (IAS), the decisive factor is whether the company being audited retains control over the inventory. In the case of consignment stock, ownership is usually transferred only upon withdrawal. Until then, the items remain the property of the consignor. As such, the consignor is responsible for including them in their financial inventory records.
In general, both company-owned and third-party stock managed in a single warehouse system can be treated in two different ways during an inventory:
- Separation: Separate handling of company-owned and third-party stock
- Integration: Combined treatment of all inventory items
Bei der separierten Betrachtung erfolgt die Durchführung von zwei getrennten Inventuren für die eigenen und die fremden Bestände, ggf. auch mit unterschiedlichen Inventurverfahren (Stichprobeninventur und vollständige Bestandsaufnahme). Die Wahl dieser Betrachtungsweise führt jedoch grundsätzlich zu einem deutlichen Mehraufwand im Vergleich zum integrativen Ansatz. Bei diesem Ansatz können Konsignant oder Konsignator die Inventur durchführen.
Die integrative Betrachtung geht davon aus, dass durch die Verfahren der Stichprobeninventur eine vorhandene Lagerbuchführung betrachtet wird und nicht die Qualitäten der einzelnen in ihr enthaltenen Lager untersucht werden. Für die Beurteilung der Lagerbuchführungsqualität ist es demnach unbedeutend, ob in der Lagerbuchführung ein oder mehrere bilanztechnisch getrennte Lager verwaltet werden oder deren Positionen im Eigentum des inventarisierenden Unternehmens stehen bzw. Konsignationsartikel darstellen. Allerdings müssen eigene und fremde Bestände eindeutig voneinander unterscheidbar sein. Grundsätzlich können hierdurch die gesamten Inventuraufwendungen erheblich reduziert werden. Die Durchführung der Inventur erfolgt bei diesem Ansatz durch den Konsignator.
Die Integration von Konsignationsartikeln in die Stichprobengrundgesamtheit und somit die Vermischung „eigener“ und „fremder“ Positionen sowie die gemeinsame Inventarisierung dieser Posten in einer Stichprobeninventurdurchführung widerspricht nicht der HFA-Stellungnahme. Voraussetzung für die Integration von eigenen und Konsignationsartikeln in einer Aufnahme ist die zweifelsfreie buchhalterische und physische Kennzeichnung der Konsignationsartikel und die separate Betrachtung dieser Posten als eigenständige Grundgesamtheitselemente. Zu einem bestimmten Stichtag (Inventurstichtag) wird der gesamten betrachteten Lagerbuchführung die Ordnungsmäßigkeit bestätigt oder verneint. Bei einer Bestätigung der Ordnungsmäßigkeit erfolgt dann die Fortschreibung der Lagerpositionen bestands- und bilanztechnisch, wobei die Trennung der einzelnen Teillagerwerte stattfindet. Die Bilanzansatzmöglichkeiten werden durch den dargestellten Verfahrensvorschlag eingeschränkt, da eine zweifelsfreie Eigentumszuordnung nur durch den Ansatz auf der Grundlage der Buchwerte möglich ist.